初回の幹事集まりで会場を仮押さえする理由。それは
『初回は全員が集まれる日だから』
2回目以降の集まりでは、仕事や予定があって全員が集まれない。が多いんです。
となると、全員で決めたい事や話したい事とかは最初の集まりで。という事になります。
何度も集まるのは大変です。初回に決めれるもんは、しっかり決めましょう
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では、何を決めれば良いか？
Ⅰ.二次会でのそれぞれの役割
Ⅱ.二次会会場を仮押さえ
Ⅲ.二次会でしたい事を話し合う
この3つでOKです！
Ⅰ.二次会でのそれぞれの役割
私がいつも決めている役割はこんな感じ
司会(♂♀各1人)
理由：♂は新郎側の、♀は新婦側のゲストに顔見知りが居ます。
少しでも顔見知りが居たほうが臨機応変に対応出来ます。
受付(♂♀各1人)
理由：会場に一斉に来るゲストをさばく為には、顔見知りのほうが作業がラクだからです☆
『新郎の友人ですか？それとも新婦の友人ですか？』と一人ずつ聞いていたら受付が大変です。
『おー。久しぶり。こっちで会費払って受付して』とか言って回せるほうが遥かにラクです(*‘∀‘)
音響(1人)
理由：会場スタッフがしてくれる場合もあります。ですが、細かい曲のタイミングなどを指定すると『責任持てないので幹事でやって下さい』と言われます。曲の手配や編集、当日は音とDVDの画像の切り替えなど。
とにかく音と映像の監督として動いてもらいます。
外回り(1人)
理由：外回りは大変です。簡単に言えば他のメンバーが当日できない事を全部します。
①当日の新郎新婦を控室に案内しキャンドルサービスのテーブル回りを説明
②新婦のドレスがトレーンの長いタイプの物であれば裾持ち係
③司会がゲームをしていて景品を渡す時に景品を運ぶ係
④受付が混んでいれば受付の補助など
周りを見渡して手が足りていない所を確認して臨機応変にサポートする大事な大事な黒子です(/ω＼)
これは、あくまでも一例です。人によっては司会は1人で良い。とか意見がありますので、そのあたりは幹事で話し合って決めましょう。ただ、みんなが居る場でこれを決めてしまわないと全然決まりません。特に“司会”はみんな恥ずかしがって嫌がるのできちんと話し合って適材適所で決めましょう。これが決まるとみんな何をすれば良いかが少し見えてきます。
例えば
①司会➔タイムテーブル・司会進行表を作る
②受付➔参加者名簿をリストアップ。予算編成・受付表を作る
③音響➔タイムテーブルに沿った音楽のチョイス
④外回り➔景品価格の下調べやゲームに必要な小道具の手配
といった感じでみんな平等に仕事を振り分けれます。
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Ⅱ.二次会の会場を仮押さえ
詳しくは、 ②二次会会場の決定 ～その壱～と ③二次会会場の決定 ～その弐～ の項目でお話します。
出来れば、要望シートや声かけリストは前もって新郎新婦に渡しておき、幹事初回集まりの時には手元にあると嬉しいですね。
大切なのは
『その場で会場へ連絡して、仮押さえを取ること』
これが大事‼ 初回の集まりで候補地決めて「後でまた予約すればいいよね」と言って解散→忘れる→気づいた時には予約がとれない
『失敗の黄金パターンです‼』 二次会会場が押されられなかった…は最悪です。
Ⅲ.二次会で何をしたいかをみんなで話し合う
これは、個人個人考えている企画や、やろうとしているサプライズを知るという事です。多い企画はサプライズmovie。
これにもパターンがあります
①新郎友人で１つ、新婦友人で１つ、合計２つのDVDがある場合
②幹事から新郎新婦へDVDがひとつという場合。
①と②では全体の時間配分も少しずつ変わってきます。
こういったイベントがどれだけあるかはタイムテーブルを作る前に話し合っておいたほうが良いです。
他にも、フラッシュモブを入れたりした会もありましたよ(^^)/
みんなが楽しめるような会にしましょう
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