何となく全体の流れが決まったら一度、二次会会場を下見してみて下さい。
集まりでは「イメージ」だったものが具体的に見えるので、当日の「こんなハズじゃなかった‼」が減らせます。
下見で多い意見をあげてみました。
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Ⅰ思ったよりも会場が狭いor広い
初めて行く会場はホームページで見た印象よりも狭いと感じる人が多いです。
この会場の広さはゲームを決める上では重要‼ ⑥ゲーム内容を考える でもお話しましたが、会場が狭いと出来るゲームは限られてきます。逆に会場が広すぎるのにゲームがその場で簡単に終わってしまうものでは盛り上がりに欠ける事もあります。
会場のスペースや雰囲気を見ながらゲームを考えていくと失敗しませんよ(´◉◞౪◟◉)
Ⅱ会場のレイアウトがホームページと違う
ホームページでは写真を上手に撮ってあります。
①地下の会場であれば思ってたよりも暗いとか
②会場に段差や高低差がある場合はゲストから高砂が見えないとか
③ホームページでは分からなかった柱が会場にあり、席から新郎新婦が見えない
なんて会場もありました。
Ⅲ会場の料金設定がややこしい
②二次会会場の決定 ～その壱～ でも触れましたが、料金設定の自由度は会場によって大きく変わります。トラブルで多いのはキャンセルの対応と最低利用料金などの設定です。
最終人数は普通は1週間ほど前であれば変更可能です。ですが会場によっては変更できず、予定人数分の料金を払ってほしいと言われる事も。
最低利用金額を提示してくるところは避けたほうが良いです。60人呼んでも100人呼んでも最低40万円は使ってください。とか言われます。会場費を抑えたい幹事としては、かなりやり難いです。そんな会場はよほど魅力的でないかぎり避けましょう。
Ⅳ会場レイアウトを動かせない
会場が狭いとレイアウトがほとんどできません。
新郎新婦が見えない席がある。テーブル・椅子は決まった場所に決まった個数と配置、など。
特にテーブル対抗戦をする場合はテーブルあたりの人数をある程度合わせないと成立しません。
自由自在にレイアウトを変えれるのはホテルなど一部に施設に限られます。が、少しくらい椅子の並びやテーブルの配置を工夫してくれる会場のほうが幹事としてはありがたいです。
ここまで押さえておけば8割はOKです。
もう少しこだわりたい人は、この先を読み進めてください。
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[デキル幹事]として細かい所をチェックしておきましょう
・喫煙所の場所やスペース
喫煙所まで遠くないか(遠いと喫煙中にゲームが始まっても気が付かない)
スペースは狭くないか(狭いと喫煙所以外で吸う人も)
喫煙所から会場まで煙が流れてこないか
・トイレの個室の数
トイレ(特に個室)の数が少ないとトイレが大混雑してゲームが始めれなかったりする(特に女性トイレ)
会場の規模にもよりますが、出来れば 男性：小便器×1 個室×1
女性：個室×2
以上は欲しいところです。
・照明の調光・スポットライトの明るさなど
演出を考える上で、どのようなライティングが出来るか見ておくとイメージが湧き易くなります
例）入場は新郎新婦スポットライトで他は消灯 (小さい子供が居る場合は暗めに照明)
・新郎新婦の控室
新郎新婦の着替えるスペースはあるか？➔控室がないなら着替えて式場からきてもらう必要がある。
控室まではゲストに会わずに行けるか？➔二次会から来るゲストは新婦衣装を楽しみにしている人も。出来るだけナイショにしておきたいので。
・クロークがあるか
冬場の二次会ではコートを着てくる人が多いです。席にかけておくと邪魔ですし、汚れます。
そんな冬場はクロークがあると喜ばれます。
以上が見るべきpointです
ここまで気にしなくても二次会はできますが、[デキル幹事]は常にゲスト目線です。
新郎新婦を含めゲスト全員に楽しんで貰えるよう頑張りましょう
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