この時期の幹事は忙しくなります
ですが “承” できちんと準備が出来ていればラクに進める事が出来ますよ
まずは出席人数を確認します。
この確認は『受付』の係の人がやりましょう。なぜか？
それは、
当日、実際に受付でゲストの出席をとるから
当日する人が誰が来るか把握しているほうがスムーズですからね
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出席人数を確認するpoint
Ⅰ. 1ヶ月前に連絡をする(可能なら全員に)
基本的に1か月くらい前にならないとゲストは出席・欠席が分かりません。理由は簡単。
仕事が休めるかどうか分かるのが、だいたい1か月前だから
なので1か月前近くなったら幹事（受付）も本気で出欠を取らないといけないのです。よく保留という方がいますが保留が多いと予算が立てられません。なので保留の人には出席できる確率を聞いておいてください。
Ⅱ.グループLINEやメール一括送信で出欠をとる (返信の期日は4～5日)
聞く方法は何でも良いですが、出来れば文章で残るメールやLINEが良いです。
『あれ？私行けないって言ったよー』という人。たまに居ますからw
で、期日は4～5日と伝えておく。これが大切。この期日がないとみんな忘れて返信しないんです。
以前、私のした二次会で期日が4～5日では短い‼って意見がありました
⇒期日を10日間に伸ばしましたが…ほとんど返信数は変わりませんでしたw
それなら4～5日の期日後に直接LINEして『参加出来そうですか？』と聞きなおしたほうが答えてくれます。
絶対にダメなのが一括LINEを送ったまま放置のパターン。たぶん全員が返信してくれる事はないと思います。
なので必ず、期日を作り送信。これがポイントです。
Ⅲ.幹事が連絡しにくいゲストは、新郎新婦に聞いてもらう
当たり前のように思えますが、幹事に全てをお願いしてくる新郎新婦も居ます。なので2人には一番最初にお願いをしておきましょう。
ただ、新郎新婦も忙しいので幹事が連絡の取れる人は幹事で出欠を確認して下さいm(_ _)m
そこで注意してほしいのが、『又聞き』。私もこれで失敗しました。
『〇〇〇ちゃん参加できるってー』と知り合いから連絡を受け本人へ確認もとらずに参加扱いに
➔当日、『私予定あるから行けないよ。前に言ったんだけど』
➔欠席になり予算オーバー
➔幹事が自腹を切る
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幸いにも予算に、予備費と呼ばれるキャンセル見込み料を入れていたので“幹事の自腹”はならなかったですが危なかったです。
『又聞き』しても一度は必ず本人に連絡するようにしましょう
これらのpointを押さえておけば出欠は問題なく取れると思います。
それを基に幹事で予算・当日使う出欠表 を作ります。
当日使う出欠表は「新郎側」「新婦側」に分けて作っておいたほうが良いですね☆
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