さて、二次会の会場を決めるのに次に重要な事は「何人のゲスト(出席者)が来るか？」です。
会場の広さなどは「何人来るか？」で変わってくるので、きちんと聞いておきましょう
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押さえるべきpoint
Ⅰ.二次会出席者リストは、“思いついた人” ではなく、“実際に声をかける人”
「二次会参加者のリスト作ってー」って頼んでも、「まだ先だから分かんない」って返事がほとんどです。なので「新郎新婦が声をかける人」のリストを作ってもらいます。これならすぐに作れますよね☆ やる気があればw
Ⅱ.ひとりひとりの名前を書いてもらう
声かける人の名前が入ったリストを作ってもらいます。これ。めんどくさがる新郎新婦がかなり多いんです。が、絶対にいつかはしなきゃいけない作業です‼「だったら早めにやっておこうよー」って言ってしてもらいましょう。
ちなみに『名前を書かずに計算すると、合計人数がかなり適当になる』と覚えておいて下さい(*ﾉωﾉ)ｗ
Ⅲ.個人の情報も書いておく(子供あり・妊婦・県外から来るゲストなど)
これは出来ればでいいんです。が、ゲストの情報があると幹事としてはヒジョーにありがたいです。
例えば、声かけリストに妊婦さんが居る➔禁煙・分煙を考える
県外ゲストが多い➔駅近の会場などのアクセス面を重視する
という具合で考えると二次会の出席率も満足度も上がります!(^^)!
子供が居るゲスト人数も大切です。
「子供が熱出して or 親に預けられなくて 行けなくなりました」って人が何人か居たので(;´Д｀)
ちなみに私は、この「二次会出席者への声かけ」に関して 新郎新婦は大きく3つのタイプ分かれると考えています
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①新郎新婦がだいたいの予想で答える
例）「だいたい全員で80人くらいかなー」
一番多いタイプです。新郎新婦に聞いても全部あいまいな返事。
私の経験では、“新郎と新婦で声をかけるゲストについて話し合っていない” というケースが多かったです。
これを鵜呑みにして話を進めると後から人数が劇的に変わって、大変な事になります。
②新郎新婦がグループ別に人数を教えてくれる
例）<新郎側>地元：10人 高校13人 大学15人 職場7人 計45人
<新婦側>地元：5人 高校10人 大学９人 職場11人 計35人 新郎新婦 合計80人
幹事をやった事がある新郎新婦に多いタイプです。
声かけリストをExcelで作って持ってきてくれた完ぺきな新郎新婦も居ました‼
こんな新郎新婦には、ほんと感謝( ;∀;) あまり居ないですけどねw
③幹事へ二次会出席者への声かけを丸投げしてくる
このタイプ…かなりメンドクサイです。ただ、この丸投げにも程度があります。
声かけの一部(幹事が大学の同級生で、大学メンバーには幹事で声をかけておいて欲しい) ってケースなど。
それなら大丈夫です。けど、出来れば新郎新婦から声をかけてもらいたいです(+_+)
だって…二次会ゲストを招待するのは『新郎新婦』ですから。幹事は友情によるお手伝いです。
この①～③の中でモチロン ② のリストを作って貰えるように新郎新婦へ頼みます。ただ、おそらく書いてきてくれません。
私がした二次会の8割以上は、頼んだ期日までに書いてきてくれませんでした 笑
そーいった経験から 声かけ人数リストの見本を作成しました‼(Wordで作ってあります)
是非、有効に使ってください(^^;)
これを何枚か印刷して新郎新婦に「〇月△日までに書いてきて」ってお願いするだけで大丈夫だと思います☆
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